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数据库管理系统软件Access - 第二单元表

2005年3月29日『99100IT园地』浏览选项：出处：

数据库管理系统软件Access - 第二单元  表

一、表的概念与作用

1.         概念：
表是用户定义的存储数据的对象
它是一个二维结构的表格。每一列为一个字段，这一列的第一行为字段名，表示这一列数据的性质；每一行为一条记录，是收集在表格中的某个特点主题实例的所有信息。

2.         作用：
n可以通过输入数据来直接创建表。
n提供了可以使用户快速创建表的表向导。
n使用表分析器可以使表设计和关系更为有效。
n能够为表设计模式设置默认数据类型。
n带有自动编号数据类型。
n在数据类型中支持超级链接数据。

二、创建一个表

创建一个表有三种方法：Œ直接创建利用向导Ž在设计视图中创建

1.         直接创建法
步骤：
v创建一个空白数据库：
选择“文件”菜单®单击“新建数据库”命令®选择“常用”选项卡®双击“空数据库”项®在“保存新数据库为”对话框中存储新数据库文件。
v在数据库窗口中选择“表”选项卡。
v单击窗口右边的“新建”按钮，出现“新建表”对话框。
v选择“数据表视图”选项，然后单击“确定”按钮。
v此时所创建的表的字段名分别为“字段1”、“字段2”......，双击“字段1”位置，此时光标变为输入状态，然后可通过输入改变其字段名。其他字段名的改法同。
v在表中输入数据。
v关闭表格，存储表格，在“另存为”对话框中输入表名称。
vAccess  询问用户是否为此表建立一个关键字段，回答“是”则Access   为用户自动加入关键字段，其字段名为“ID”，数据类型为“自动编号”型；回答“否”则不建立关键字段，返回数据库窗口。

2.         利用向导创建表
步骤：
v创建一个空白数据库：
选择“文件”菜单®单击“新建数据库”命令®选择“常用”选项卡®双击“空数据库”项®在“保存新数据库为”对话框中存储新数据库文件。
v在数据库窗口中选择“表”选项卡。
v单击窗口右边的“新建”按钮，出现“新建表”对话框。
v选择“表向导”选项，然后单击“确定”按钮。
v按Access  在窗口中提示，一步一步地创建表（以下从略）。

3.         利用设计视图创建表
v创建表的步骤：
  u创建一个空白数据库：
    选择“文件”菜单®单击“新建数据库”命令®选择“常用”选项卡®双击“空数据库”项®在“保存新数据库为”对话框中存储新数据库文件。
  u在数据库窗口中选择“表”选项卡。
  u单击窗口右边的“新建”按钮，出现“新建表”对话框。
  u选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮。

注：用这种办法，用户可以改变和定义所有数据表中的对象，如字段类型、长度，标题，有效性准则，默认值等。
窗口分上下两部分，在窗口的上部可输入（或修改）字段名称，数据类型等；在窗口下部可输入（或修改）某个字段的属性。

vAccess  中字段的类型：（共九种）
  u文本
  u数字
  u日期/时间
  u备注
  u货币
  u自动编号
  u逻辑（是/否）
  uOLE对象
  u超级链接

v字段的属性
  u字段大小：设置字段的长度，默认值为50。
  u格式：控制字段的显示或打印格式。
  u小数位：指定所要显示的小数位数，默认值为“自动”。
  u输入掩码：定义输入数据时必须使用的格式。
    单击“输入掩码”文本框后，文本框后出现[...]按钮，单击它，出现“输入掩码向导”对话框，按向导所指示，可完成定义输入此字段数据时所必须用的格式。
  u标题：指定另外一个不同于字段名的文本。
  u默认值：指定加入新记录时此字段的默认值。
  u有效性规则：在输入此字段数据时，都必须符合在有效性规则中所定义的条件。
    单击“有效性规则”文本框，文本框后出现[...]按钮，单击它，出现“表达式生成器”窗口，在该窗口中可输入条件，此条件将做为输入此字段数据时必须符合的条件。
  u检验文本：设置在输入此字段数据时，不符合有效性规则所制定的条件时所出现的警告文字。
  u必填字段：设置此字段数据是否必须填入数据。
  u允许空字符串：对备注和文本类型的字段，是否允许输入零长度字符串。
  u索引：定义该字段是否为索引字段，如果定义为“是”，则还可以定义它的数据是否可重复出现。“有（有重复）”选项，则表示此字段为索引字段，并允许其数据重复；“有（无重复）”选项，则表示此字为索引字段，并确保任何两个记录的这一字段没有重复值。

v定义主关键字
  u单击选中要作为主关键字的字段。
  u选择“编辑”菜单®“主关键字”命令
  u可定义三种主关键字：Œ自动编号单字段主关键字Ž多字段主关键字



三、对表中的数据进行简单的操作



1.         选中某一条记录
单击记录选择器（一条记录最左边的空白按钮，此按钮叫行选择器）。

2.         修改数据
单击要修改的数据，出现插入点，然后可进行修改。

3.         添加数据
将光标移动到新的一行上，输入数据。

4.         改变表的外观
利用“格式”菜单，可改变行高，列宽，显示字体，单元格效果（网格线显示方向、网格线颜色、背景颜色等）。
行高和列宽的改变也可以利用鼠标进行操作，利用鼠标进行操作比较简单。改变行高时将鼠标指针移动到任意两个行记录指示器的中间，这时鼠标形状变为“×”，移动鼠标即可改变行高；改变列宽时将鼠标指针移动到列选择器的分隔线上，这时鼠标形状变为“«”，移动鼠标即可改变列宽。

5.         移动列
选定需要移动的列®将鼠标移动到选定列的列选择器上，其形状变为“õ”®按住鼠标左键左右移动可移动此列。

6.         冻结列
选定要冻结的列®“格式”菜单®“冻结列”命令。
冻结列后，可选择“格式”菜单下的“取消对所有列的冻结”命令可取消列的冻结。

7.         隐藏列
选定要隐藏的列®“格式”菜单®“隐藏列”命令
隐藏列后，可选择“格式”菜单下的“取消隐藏列”命令，出现“撤消隐藏列”对话框，将要取消隐藏的列前的复选框选中，单击[关闭]按钮即可取消隐藏列。

8.         插入和删除列
将插入点移到要插入的列之后®“插入”菜单®“列”命令可进行插入列的操作。
选定列®“编辑”菜单®“删除列”命令可进行删除列的操作。

9.         查找数据
将光标放置在要查找的字段的列中的任意位置®“文件”菜单®“查找”命令®在“查找”对话框中输入查找内容®[查找第一个]按钮可以将第一个与查找内容相匹配的记录被选中；[查找下一个]按钮可以将当前记录后的第一个与查找内容相匹配的记录被选中。

10.     替换数据
在数据表中对不同记录中的某些相同文本作相同的修改时，可利用此功能。
选择要进行查找的字段®“编辑”菜单®“替换”命令®在“替换”对话框中输入“查找内容”和“替换为”两个文本框的相应内容®用[替换]按钮可替换符合条件的一条记录；用[全部替换]按钮可替换符合条件的所有记录。

11.     删除记录
选择要删除的行®按键盘上的[Delete]键



四、排序和筛选



1.         排序
v排序的定义：
    排序是以某个字段为基准，将表中的记录按这个字段从大到小（递减）或从小到大（递增）的顺序进行重新排列，得到一个新的数据表。
v排序的方法：
    可利用排序按钮对数据表中的数据进行排序：为升序按钮；为降序按钮
v取消排序的方法：
    “记录”菜单®“取消筛选/排序”命令
v多字段排序：
     先按第一个字段的数据内容进行排序，当第一字段的数据内容相同时，再按第二个字段的内容进行排序......以此类推。

2.         筛选
按某个字段条件对所有记录进行过滤，筛选后，数据表中只显示符合条件的记录。
Access  提供了三种筛选方法：
v按选定内容进行筛选：
    显示数据表中所有筛选内容的记录：单击筛选内容®单击[按选定内容筛选]按钮。
    显示数据表中所有不是筛选内容的记录：单击筛选内容®按住[Shift]键再单击[按选定内容筛选]按钮。
v按窗体进行筛选
    当用户的数据库相当庞大时，可使用这种筛选方法，用此方法用户可以选择输入多个筛选条件。
    单击[按窗体筛选]按钮可出现一个空窗体，单击窗体上部的字段框，出现向下的选择箭头，用户可选择此字段的筛选内容，用户可选择多个字段，它们之间为逻辑与关系；用户也可选择同一个字段的不同内容，同一字段的不同内容之间为逻辑或关系，条件输入完毕后，选择“记录”菜单下的“应用筛选/排序”命令可显示出符合用户要求的数据内容。
v高级筛选/排序

v移去筛选
    两种方法：
       Œ单击[移去筛选]按钮。
       “记录”菜单®“取消筛选/排序”命令。

五、关系
在 Microsoft Access 数据库中为每个主题都设置了不同的表后，必须告诉 Microsoft Access 如何再将这些信息合并在一起。第一个步骤是定义表间的关系，然后创建查询、窗体及报表来从多个表中立刻显示信息。



关系的建立

关闭所有打开的表，不能在已打开的表之间创建或修改关系。
如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按 F11 键从其他窗口切换到“数据库”窗口。
单击工具栏上的“关系”按钮。
如果数据库没有定义任何关系，将会自动显示“显示表”对话框。如果需要添加一个关系表，而“显示表”对话框却没有显示，请单击工具栏上的“显示表”按钮。如果关系表已经显示，请跳到步骤 6。
双击要作为相关表的名称，然后关闭“显示表”对话框。
从某个表中将所要的相关字段拖动到其他表中的相关字段。
如果要拖动多个字段，在拖动之前请按下 CTRL 键并单击每一字段。

在大多数的情况下，表中的主键字段（以粗体文本显示）将拖动到其他表中的名为外部键的相似字段（经常具有相同的名称）。相关字段不需要有相同的名称，但它们必须有相同的数据类型（有两种例外的情况），及包含相同种类的内容。此外，当匹配的字段是 Number 字段时，它们必须有相同的“字段大小”属性设置。匹配数据类型的两种例外情况是：可以将 AutoNumber 字段与“字段大小”属性设置为“长整型”数据类型的 Number 字段匹配；可以将 AutoNumber 字段与“字段大小”属性设置为“同步复制 ID”数据类型的 Number 字段匹配。

显示“编辑关系”对话框，检查显示在两个列中的字段名称以确保正确性。必要情况下可以进行更改。
如果需要，可以设置关系选项。有关“关系”对话框中特定项目的详细内容，请单击问号按钮，然后单击相应的项目。

单击“新建”按钮创建关系。
对每一对要关联的表，请重复步骤 5 到步骤 8。
在关闭“关系”窗口时，Microsoft Access 将询问是否要保存此布局配置。不论是否保存此配置，所创建的关系都已保存在此数据库中。

注意

如果要查看数据库中定义的所有关系，请单击工具栏上的“显示所有关系”按钮。如果只要查看特定表所定义的关系，请单击表，然后单击工具栏上的“显示直接关系”按钮。
如果要更改表的设计，可以在要改变的表上单击鼠标右键，然后再单击“表设计”。
可以像表一样使用查询来创建关系，但是，参照完整性并不在查询中实行。
如果要在表和它本身之间创建关系，请将表添加两次。这种情况在相同的表中进行查阅时很有用。例如，在“罗斯文”示例数据库中的“雇员”表中，一个关系已经定义在“雇员ID”和“上级”字段之间，所以“上级”字段能从匹配的“雇员ID”中显示雇员数据。


小结：

　　表：它是存储数据的载体。是构成数据库的基本单元。
　　关系：在表与表之间建立的联系就是关系。
　　关系名：二维表名。
　　属性：表中的第一列称为属性。
　　域：属性的取值范围。
　　字段：每个属性的名称。
　　记录：一行就是一个记录。

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发布人：supershopsha
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